Flexibele organisatie

Coördinatie op de werkvloer

Het starten met de Gezonde Basisschool van de Toekomst kan leiden tot een (beperkte) verstoring van de dagelijkse gang van zaken op school. De schooldag ziet er anders uit, er zijn nieuwe functionarissen op school die een deel van de verantwoordelijkheid overnemen en zeker in het begin zijn er steeds ouders die vragen of zorgen hebben. Daarnaast vergt de uitvoering van de TSO enige dagelijkse aansturing. Er moet een aanspreekpunt zijn voor pedagogisch medewerkers en vrijwilligers. Het is dus zinvol om een coördinator aan te stellen. Dit kan een leerkracht zijn die dit deels vanuit zijn of haar normjaartaak doet, maar omdat de coördinator tijdens de TSO beschikbaar moet zijn en omdat hij of zij ook externe contacten moet kunnen onderhouden (met bijvoorbeeld de leverancier van de lunch) is en zekere mate van tijd gedurende de week onontbeerlijk. Wij hebben in de beginfase gewerkt met een voor een halve weektaak vrij geroosterde coördinator. Daarna was één of anderhalve dag voldoende. 
De mate waarin een school iemand vrij kan maken, is sterk afhankelijk van de formatieve en praktische situatie waarin de school verkeert. Als een leerkracht niet in deze taak ingezet kan worden, kan ook een medewerker vanuit de kinderopvang als coördinator optreden.

Een organisatie met meerdere scholen

Wanneer de realisatie van de Gezonde Basisschool van de Toekomst niet slechts op één, maar op meerdere scholen binnen een regio of binnen en bestuur plaatsvindt, is het goed om na te denken over een bovenschoolse projectstructuur. Dit is vooral van belang met het oog op efficiency bij inkoop van voeding en materialen, maar het helpt ook om samen afspraken te maken met kinderopvang partners. Uiteindelijk kan dit leiden tot lagere kosten, waardoor de realisatie van de Gezonde Basisschool haalbaar wordt. 
Een andere reden om ook bovenschools samen te werken is gelegen in het uitwisselen van informatie, initiatieven en ideeën. In de situatie in Parkstad hebben wij gemerkt dat het erg helpt als niet iedere school voor elk onderwerp zelf het wiel uit hoeft te vinden.
Tenslotte is een bovenschoolse samenwerking (zeker als deze ook over meerdere schoolbesturen heen gestalte krijgt), ook een manier om steviger aan tafel te komen bij mogelijke financiers (lokale en provinciale overheid en bedrijfsleven).

Tips en tricks

Maak de organisatie van de Gezonde Basisschool tot een gezamenlijke verantwoordelijkheid
Leerkrachten, pedagogisch medewerkers en vrijwilligers zorgen samen (vaak nog aangevuld met externe aanbieders) voor een soepel verlopende TSO. Als er bij de opzet van die TSO teveel gekeken wordt vanuit het perspectief van één van die partijen, dan kan dit betekenen dat de gekozen oplossing voor een andere partij niet uitvoerbaar is. Zo is het aantal pedagogisch medewerkers dat ingezet kan worden afhankelijk van de beschikbaarheid op de arbeidsmarkt. Het opzetten van een systeem dat veel pedagogisch medewerkers veronderstelt, heeft dus grenzen. Ook de inzet van vrijwilligers staat of valt bij een vaste en gemotiveerde groep die zich voor een langere tijd aan de school wil binden. Kies er daarom al in de ontwikkelfase voor om samen met deze partijen na te denken over de opzet van de Gezonde Basisschool. Betrek ouders en de kinderopvangorganisatie bij de vergaderingen over dit thema en stem op elkaar af. Dat voorkomt spanningen en teleurstellingen bij de uitvoering.

Kijk naar de positie van leerkrachten
Pedagogisch medewerkers en vrijwilligers zijn twee van de grotere kostenposten voor de Gezonde Basisschool van de Toekomst. Hun taak kan niet vervangen worden door leerkrachten. Dat zou immers betekenen dat ze meer gaan werken dan hun normjaartaak. Toch is het goed om te kijken wat wel kan. Kun je als school bijvoorbeeld in de normjaartaak ruimte creëren voor de inzet van leerkrachten tijdens de lunch. Ook nu lunchen leerkrachten al een kwartier met hun kinderen. Als ze een kwartier extra in hun groep blijven dan kost dat per jaar c.a. 40 uur in de normjaartaak. De inzet van vrijwilligers en pedagogisch medewerkers wordt er echter duidelijk lager door.

Betrek leerlingen
Terugkijkend op de ontwikkeling van de Gezonde Basisschool zijn wij leerlingen relatief laat gaan betrekken bij de ontwikkeling. Vanaf het moment dat we dat wel hebben gedaan hebben leerlingen waardevolle input gegeven. Je zou als school een klankbordgroep van leerlingen in kunnen richten, maar in veel gevallen is het ook prima om een bestaande leerlingenraad te gebruiken als klankbord.

Blijf monitoren, evalueren en bijstellen
Voor de start van de uitvoering van de Gezonde Basisschool is er doorgaans heel veel creativiteit en denkkracht nodig, ook na de start van de uitvoering. Blijf met alle partners kritisch kijken naar het verloop van de uitvoering en stel waar nodig bij. Onze ervaring is dat het helpt om niet voortdurend tussendoor bij te stellen, maar logische momenten te kiezen (bijvoorbeeld rond vakanties).
Dat werkt het meest rustig voor alle betrokkenen.